bestdesq ist für Unternehmen gebaut, die in Projekten arbeiten und zum Beispiel aus Stunden Rechnungen machen. Viele brauchen davon aber nur einen Teil. Ein Handwerksbetrieb will die Arbeitszeit seiner Leute aufzeichnen, ein Berater seine Kunden pflegen, ein Personal Trainer seine Kunden verwalten, Angebote und Rechnungen schreiben. Für alle diese Fälle gilt: Du schaltest ein, was du brauchst, und der Rest verschwindet.
Dieser Beitrag zeigt sieben Arten, bestdesq zu nutzen. Zu jeder steht, welche Module an sind, was du damit tust, was fehlt und was es kostet.
Wie das Umschalten funktioniert
Unter Einstellungen › Module steht jedes Modul mit einem Schalter. Ein abgeschaltetes Modul verschwindet für alle: aus dem Menü, aus der Suche, vom Dashboard, aus den Berichten. Auch über eine eingetippte Adresse, die Programmierschnittstelle (API) oder einen KI-Agenten kommt niemand mehr an seine Daten. Gelöscht wird dabei nichts. Schaltest du das Modul wieder ein, ist alles wieder da.
Dahinter steht eine einfache Regel: Ein Modul zieht beim Abschalten nur mit, was ohne es nicht arbeiten kann. Alles andere zeigt einfach weniger. Ein Beispiel: Jede Zeitbuchung hängt an einer Aufgabe. Ohne Aufgaben gibt es also keine Zeiterfassung. Eine Rechnung dagegen kann zu einem Projekt gehören, muss es aber nicht. Ohne Projekte schreibst du deine Rechnungen deshalb an Kunden, und das Projektfeld fehlt.
Welche Module ein anderes brauchen, steht in der Liste unter dem Modulnamen („Braucht: …“):
| Modul | Braucht |
|---|---|
| Zeiterfassung | Aufgaben |
| Arbeitszeiterfassung | Adressverwaltung, Berichte & Planung |
| Projekte, Vertrieb, Finanzen | Adressverwaltung |
| Kundenportal | Adressverwaltung, Projekte |
Alle anderen Module brauchen keines. Schaltest du ein Modul ein, dessen Voraussetzung aus ist, fragt bestdesq nach und schaltet sie mit ein. Schaltest du eines ab, von dem andere abhängen, fragt es ebenfalls und nennt genau die Module, die mitgehen.
Aufgaben und Zeiterfassung haben keinen eigenen Schalter. Bei ihnen hakst du an, wo es sie gibt: in Projekten, in Leads, in Angeboten. So kann ein CRM Aufgaben an Leads führen, ohne dass es Projekte gibt.
Sieben Arten im Überblick
| Nutzung | Module | Kosten im Monat |
|---|---|---|
| 1. Arbeitszeiterfassung | Arbeitszeiterfassung, Adressverwaltung, Berichte & Planung | 9 €, egal wie viele Beschäftigte |
| 2. Persönliche Ablage | Wissensbasis, Meine ToDos | 9 € |
| 3. CRM | Adressverwaltung, Vertrieb | 9 €, jede weitere Person im Vertrieb 19 € |
| 4. Rechnungen und Belege | Adressverwaltung, Finanzen, Berichte & Planung | 9 €, eine Buchhaltungskraft 19 € |
| 5. CRM und Rechnungen | Adressverwaltung, Vertrieb, Finanzen, Berichte & Planung | 9 €, je weitere Person 19 € |
| 6. Projektmanagement | Adressverwaltung, Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung, Berichte & Planung | 9 €, je weitere Person 9 € |
| 7. Alles | alle | nach Rollen, siehe unten |
Die 9 € in der ersten Spalte sind dein eigener Zugang als Owner. Er kostet immer 9 € und darf alles. Was weitere Zugänge kosten, hängt an ihrer Rolle. Dazu gleich mehr.
1. Nur Arbeitszeiterfassung
Wer Beschäftigte hat, muss ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Dafür reichen in bestdesq drei Module: die Arbeitszeiterfassung selbst, die Adressverwaltung mit den Arbeitsverträgen deines Teams und Berichte & Planung, wo du Urlaub genehmigst und die Nachweise herunterlädst.
Deine Beschäftigten melden sich an und landen direkt auf ihrer Arbeitszeit. Sie stempeln oder bekommen ihre Tage aus dem Arbeitsvertrag eingetragen. Ein Menü mit Kunden, Projekten oder Rechnungen sehen sie nicht, weil es keines gibt.
Der Preis ist der Kern dieser Variante: Zugänge, die nur ihre eigene Arbeitszeit erfassen, kosten nichts. Es bleibt bei deinen 9 €. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht im Beitrag Arbeitszeit erfassen für das ganze Team – für 9 € im Monat.
2. Persönliche Ablage: Wissensbasis und ToDos
Die Wissensbasis ist ein Wiki mit Seitenbaum, Volltextsuche und Block-Editor. „Meine ToDos“ ist eine persönliche Aufgabenliste mit eigenen Listen, als Liste, Kanban oder Kalender. Beide Module brauchen kein anderes. Ist nur eines davon an, öffnet bestdesq nach der Anmeldung gleich dieses.
Offen gesagt: Als reines Notiz- und Aufgabenwerkzeug für eine Person ist bestdesq nicht die naheliegende Wahl. Dafür gibt es spezialisierte Programme, viele davon kostenlos. Die Wissensbasis hat keine Versionsgeschichte, und die ToDos sind nur für dich sichtbar. Möglich ist es trotzdem, und es gibt zwei Gründe, die dafür sprechen können.
Erstens das Team. Ein Zugang mit dem Werkzeug Wissensbasis oder Persönliche Aufgaben kostet nichts. Ein Wiki für zehn Leute kostet also 9 € im Monat, deinen eigenen Zugang. Lesen dürfen alle, Bearbeiten schaltest du einzeln frei.
Zweitens der Weg danach. Wer mit Wiki und ToDos anfängt und später Kunden, Projekte oder Rechnungen dazunimmt, schaltet nur Module ein. Die Seiten der Wissensbasis lassen sich dann mit Projekten, Aufgaben und Organisationen verlinken.
3. CRM: Kunden und Vertrieb
Mit Adressverwaltung und Vertrieb wird bestdesq ein CRM, also eine Kundenverwaltung mit Vertriebssteuerung. Projekte und Finanzen bleiben aus.
- Kunden und Kontakte. Organisationen mit Ansprechpersonen und eigenen Zusatzfeldern, die du selbst anlegst, etwa Branche oder Region.
- Akquiselisten. Du filterst die Organisationen nach einem Zusatzfeld und einem Suchbegriff und exportierst genau die Liste, die du siehst.
- Pipeline. Leads wandern als Karten durch deine Vertriebsstufen, jede mit einer Wahrscheinlichkeit. Darüber steht das gewichtete Volumen: wie viel Umsatz realistisch in der Pipeline steckt.
- Angebote. Mit Positionen aus deinem Leistungskatalog, als PDF oder direkt per Mail an den Kunden.
Ohne Projekte zeigen Leads und Angebote keinen Projekttyp und keinen Projektzeitraum, und „Projekt anlegen“ fehlt. Trägst du dort trotzdem einmal etwas ein und schaltest Projekte später dazu, steht es wieder da.
Willst du an einem Lead festhalten, was zu tun ist, schaltest du Aufgaben dazu und hakst „in Leads“ an. Mit der Zeiterfassung buchst du dann auch die Stunden, die ein Lead dich kostet. Die Aufgaben bleiben am Lead; in ein Projekt verschieben lassen sie sich nicht.
Jede weitere Person mit der Rolle Vertrieb kostet 19 € im Monat.
4. Rechnungen und Belege: das Vorsystem zur Buchhaltung
Mit Adressverwaltung und Finanzen schreibst du Rechnungen an deine Kunden, ganz ohne Projekte. Dazu kommt Berichte & Planung für die Auswertungen.
- Ausgangsrechnungen als PDF, als ZUGFeRD oder als XRechnung mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber. Zahlungseingänge erfasst du an der Rechnung, Storno und Gutschrift entstehen aus ihr.
- Geplante Rechnungen für einen Kunden, einmalig oder wiederkehrend: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Aus der Planung wird mit einem Klick die Rechnung.
- Eingangsrechnungen erfasst du von Hand, lädst sie hoch oder holst E-Rechnungen aus einem Postfach.
- Offene Posten und Mahnwesen in drei Stufen, mit deinen eigenen Mahntexten.
- DATEV-Export für deine Steuerkanzlei, mit Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04.
- Berichte: Umsatz, Umsatzplanung und die Übersicht über Gewinn und Verlust (GuV).
Was bestdesq nicht ist:
bestdesq ist keine Buchhaltung. Es ist das System davor: Rechnungen, Belege, Zahlungen, DATEV-Export. Die Buchführung und die Steuererklärung bleiben bei deiner Steuerkanzlei, und die braucht dafür keinen Zugang zu bestdesq.
Eine Person mit der Rolle Finanzen kostet 19 € im Monat.
5. CRM und Rechnungen, ohne Projekte
Viele kleine Unternehmen arbeiten nicht in Projekten. Sie verkaufen Leistungen, schließen Verträge, schreiben Rechnungen: Beratung nach Termin, Schulungen, Wartung, Vermietung. Oder du hast spezielle Anforderungen an die Projektverwaltung, wie eine Softwarefirma, die ihre Entwicklung in Linear führt, einem Werkzeug eigens für Softwareprojekte. In beiden Fällen sind Vertrieb und Finanzen die passende Kombination, ohne Projekte und Aufgaben.
Beide Module arbeiten mit denselben Kunden. Was du im Vertrieb über eine Organisation weißt, steht auch neben ihren Rechnungen, und die Kundenakte zeigt Leads, Angebote und Umsatz an einer Stelle. Der Umsatzbericht zeigt neben dem Fakturierten und den geplanten Rechnungen das Potenzial aus deinen Leads, gewichtet nach Wahrscheinlichkeit. So siehst du, was schon hereingekommen ist und was in den nächsten Monaten hereinkommen dürfte.
Eine Grenze gibt es: Aus einem angenommenen Angebot entsteht in bestdesq ein Projekt, keine Rechnung. Ohne Projekte schreibst du die Rechnung im Finanzbereich neu. Die Positionen des Angebots übernimmt sie nicht.
Für Unternehmen, die ihre Projekte in einer Speziallösung führen, planen wir verschiedene Integrationen, damit sich bestdesq auch mit solchen Werkzeugen verbinden kann.
Wer im Team verkauft oder die Finanzen führt, kostet 19 € im Monat. Eine Person mit beiden Rollen zahlt nur einmal: Es zählt die teurere Rolle.
6. Projektmanagement ohne Vertrieb und Finanzen
Manche Teams schreiben ihre Rechnungen woanders oder haben dafür eine eigene Abteilung. Sie brauchen Projekte, Aufgaben und Stunden. Dafür schaltest du Adressverwaltung, Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung und Berichte & Planung ein.
- Projekte mit Budget, Zeitraum und Ampel. Die Ampel rechnet ohne Finanzen mit den gebuchten Stunden.
- Aufgaben als Liste, Kanban oder Kalender, mit Workflow-Vorlagen für verschiedene Arbeitsweisen.
- Zeiterfassung mit dem Timer an der Aufgabe.
- Berichte: Ressourcenbericht, Projektfortschritt und Team-Auslastung.
Leads, Angebote und der Finanzreiter im Projekt fehlen. Dazu passen das Kundenportal, die Wissensbasis und die Verbindung zu GitHub, je nach Arbeitsweise.
Wer in Projekten arbeitet, bekommt die Rolle Kreativ und kostet 9 € im Monat. Wer zusätzlich Projekte leitet, bleibt bei 9 €, weil Projektmanagement ein kostenloses Add-on ist.
7. Die volle Suite
Sind alle Module an, führt bestdesq eine Anfrage durch den ganzen Weg: Lead, Angebot, Projekt, Aufgaben, Zeiterfassung, Rechnung. Aus dem Angebot wird das Projekt mit Positionen und Budget. Aus den gebuchten Stunden wird die Rechnung. Oder du planst ein Festpreisprojekt mit Abschlagsrechnungen und kontrollierst mit den Zeitbuchungen, ob das Budget hält. Das Projekt zeigt während der Arbeit, was vom Budget übrig ist.
Wie das für Freelancer, Agenturen, Planungsbüros und Softwarefirmen aussieht, steht im Beitrag bestdesq in sechs Arbeitsalltagen.
Was das mit dem Preis zu tun hat
In bestdesq bezahlst du Rollen, keine Funktionen. Jede Rolle braucht bestimmte Module: Kreativ zum Beispiel Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung. Ist eines davon aus, kostet ein Zugang mit dieser Rolle nichts. Schaltest du ein Modul ab, zahlst du also auch nicht mehr für die Arbeit, die damit wegfällt.
Wie sich der Preis zusammensetzt, steht im Beitrag Du zahlst für Rollen, nicht für Funktionen.
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