bestdesq ist eine minimalistische ERP-/PM-Software für Freelancer, Agenturen und Projektbüros. Die Plattform vereint vollständiges Projektmanagement mit rechtskonformer Rechnungslegung und Belegerfassung in einer einzigen integrierten Lösung.
Kernprozess: Lead → Angebot → Projekt → Aufgaben → Zeiterfassung → Rechnung → Zahlung → Liquidität → Simple as that.
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| KPI-Dashboard | Zentrale Übersicht mit Umsatz, offenen Forderungen, Pipeline-Wert, Prognosen und Teamauslastung |
| Rollenbasierte Widgets | Dashboard-Inhalte passen sich an die Nutzerrolle an (Management, Sales, PM, Operativ, Finanzen) |
| Aufgaben | Alle Aufgaben des Nutzers als Kanban-Ansicht oder als Kalender-Planungsansicht |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationen | Kunden, Lieferanten und Partner verwalten mit Kategorisierung |
| Kontakte | Ansprechpartner mit Zuordnung zu Organisationen |
| Mitarbeiter | Interne Mitarbeiter mit Vertrags- und Verfügbarkeitsdaten |
| Freiberufler-Modus | Einzelperson-Organisationen für Solo-Freelancer |
| Hierarchische Organisationen | Felder für Filial- und Abteilungsstrukturen |
| Kundenaktivitäten | Historie der Angebote und Projekte, Jahresumsätze |
| Adressen & Kontaktdaten | Eingebettete Adressverwaltung mit mehreren Kontaktwegen |
| Debitor/Kreditor-Zuordnung | Automatische Klassifizierung für Rechnungswesen |
| Leitweg-ID | Für XRechnung an öffentliche Auftraggeber |
| Zahlungsbedingungen | Individuelle Zahlungsziele und Skonto-Regeln pro Organisation |
| Avatar-Upload | Profilbilder für Personen und Organisationen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Lead-Management | Verkaufschancen mit geschätztem Budget und erwarteter Projektumsetzung |
| Kundenlisten | Frei definierbare Kategorienfelder für Kunden, CSV-Export von gefilterten Kundenlisten |
| Angebotserstellung | Angebote mit Positionen, Gliederungsebenen, Einleitungs- und Schlusstext |
| Angebots-PDF | Automatische PDF-Generierung im DIN-5008-Format |
| Leistungskatalog | Wiederverwendbare Produkt-/Dienstleistungsvorlagen für schnelle Angebotserstellung |
| Angebotspositionen | Detaillierte Positionen mit Menge, Stundensatz und Betrag |
| Projekt aus Angebot | Ein-Klick-Übernahme: Angebot wird Projekt, Positionen werden Aufgaben |
| Sales-Pipeline KPIs | Überblick über offene Angebote, Gewinnwahrscheinlichkeit und Forecast |
| Nummernkreise | Konfigurierbare Angebotsnummern (z. B. AN-260001) |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Projektübersicht | Liste aller Projekte mit Status, Budget und Fortschritt |
| Projektdetails | Projekt-Stundensatz, Abschlagsregelungen für Rechnungslegung, Workflow-Einstellungen |
| Budget-Tracking | Soll/Ist-Vergleich für Projektbudgets |
| Projektmitglieder | Teamzuordnung mit projektspezifischen Rollen |
| Projekt-Dateien | Dateiablage pro Projekt mit Ordnerstruktur |
| GitHub-Integration | Repositories mit Projekten verknüpfen, Commits zu Aufgaben zuordnen |
| Finanzübersicht pro Projekt | Budget vs. tatsächliche Ausgaben (Stunden und Lieferantenrechnungen) |
| Nummernkreise | Konfigurierbare Projektnummern (z. B. 26-015) |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Aufgaben für Entitäten | Aufgaben können per Einstellungen an Projekte, Leads und Angebote gebunden werden |
| Hierarchische Aufgaben | Hauptaufgaben mit Unteraufgaben (2 Ebenen) |
| Aufgabengruppen | Gruppierung und Sortierung von Aufgaben in Sektionen |
| Kanban-Board | Visuelles Board mit Drag & Drop |
| Kalenderansicht | Zeitliche Planung von Aufgaben im Kalender |
| Abhängigkeiten | Aufgaben-Abhängigkeiten (blockiert, verwandt, Duplikat) |
| Checklisten | Hierarchische Checklisten mit Gruppen und Einzelpunkten |
| Zeitschätzung | Stundenplanung pro Aufgabe |
| Kommentare | Kommentare in Aufgaben mit Antworten und Dateianhang |
| Beobachter-System | Nutzer können Aufgaben beobachten und werden benachrichtigt |
| Workflow-Engine | Konfigurierbarer Status-Workflow pro Mandant - individuell in Projekten anwendbar |
| Aufgaben-UUID | Eindeutige, lesbare Task-Kennungen |
| Aufgaben kopieren/verschieben | Aufgaben zwischen Gruppen und in andere Prokekte verschieben oder duplizieren |
| Aufgaben-Splitting | Kalenderbasierte Aufteilung einer Aufgabe in Zeitblöcke |
| Aufgaben-Suche | Volltextsuche über alle Aufgaben |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Persönliche ToDo-Listen | Mehrere Listen pro Nutzer |
| Schnelle Erfassung | Einfaches Anlegen persönlicher Aufgaben |
| Fertigstellung umschalten | Ein-Klick-Erledigung |
| Terminierte Aufgaben | Aufgaben mit geplantem Datum |
| Sortierbare Listen | Individuelle Sortierreihenfolge |
| Kanban-Ansicht | Persönliches Kanban-Board |
| Kalender-Ansicht | Kalender für persönliche Aufgaben |
| Work-Live-Balance | Über die Arbeit den Einkauf nicht vergessen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Zeiteinträge | Manuelle Erfassung von Arbeitszeiten mit Projekt-/Aufgabenzuordnung |
| Live-Timer / Stoppuhr | Start, Pause, Fortsetzen, Abschließen – Echtzeit-Zeiterfassung |
| Timer abbrechen | Laufenden Timer verwerfen |
| Abrechenbare Stunden | Kennzeichnung als abrechenbar/nicht abrechenbar |
| Projekt-Zeitauswertung | Alle Zeiteinträge eines Projekts aggregiert |
| Stundenzettel | Ausgabe aller oder ausgewählter Zeiteinträge eines Projektes |
| Rechnung aus Zeiteinträgen | Rechnungsgenerierung aus Zeiteinträgen mit Stundenzettel-Anhang |
| Mobile Zeiterfassung | Dedizierte mobile Ansicht für unterwegs |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungserstellung | Rechnungen mit Einzelpositionen und PDF-Generierung |
| Rechnungs-PDF | DIN-5008-konform mit Logoeinbettung |
| Rechnungspositionen | Detaillierte Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz |
| Rechnungsversand per E-Mail | Direktversand aus der Anwendung (SMTP) |
| Rechnungsstatus | Draft → Versendet → Bezahlt → Storniert |
| Gutschriften & Storno | Gutschriften erstellen, Rechnungen stornieren |
| Mahnwesen | Dreistufiges Mahnverfahren für überfällige Rechnungen |
| Zahlungseingänge | Zahlungen erfassen und Rechnungen zuordnen |
| Teilzahlung | Teilzahlungen verbuchen |
| Offene-Posten-Liste | Übersicht aller unbezahlten Rechnungen |
| Nummernkreise | Konfigurierbare Nummernformate mit Vorschau (z. B. RE-2026-0001) |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| XRechnung-Generierung | Maschinenlesbare Rechnungen im XRechnung-Format (Pflicht für öffentliche Auftraggeber) |
| ZUGFeRD-Support | Hybridformat: PDF + eingebettete XML-Daten |
| XRechnung-Import | Eingehende XRechnungen einlesen und verarbeiten |
| E-Invoice-Visualisierung | Maschinenlesbare Rechnungen menschenlesbar darstellen |
| Leitweg-ID | Unterstützung für Routing an öffentliche Verwaltungen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Eingangsrechnungen | Lieferantenrechnungen erfassen und verwalten |
| Einlesen aus Postfach | Eingangsrechnungen können aus konfiguriertem Postfach eingelesen werden |
| Originalbeleg | Originalbeleg wird als Anhang zum Datensatz gespeichert |
| Bezahlt-Markierung | Eingangsrechnungen als bezahlt kennzeichnen |
| Lieferanten-Kostenvoranschläge | Angebote von Lieferanten erfassen und vergleichen |
| Offene Verbindlichkeiten | Übersicht über ausstehende Zahlungen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederkehrende Rechnungen | Automatische Rechnungsgenerierung nach Zeitplan |
| Wiederkehrende Ausgaben | Planbare Fixkosten und regelmäßige Ausgaben |
| Plan-Einnahmen | Erwartete Einnahmen für Liquiditätsplanung |
| Plan-Ausgaben | Erwartete Ausgaben für Budgetplanung |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| DATEV-Export | Datenexport für den Steuerberater (DATEV-Format) |
| DATEV-Konten | Debitoren- und Kreditoren-Konten im DATEV-Schema |
| Kontenrahmen | Sachkonten-Verwaltung mit Personalkostentypen |
| Batch-Konteninitialisierung | Schnelle Einrichtung des Kontenrahmens |
| GuV-Report (Gewinn- und Verlustrechnung) | Plan/Ist-Vergleich der Einnahmen und Ausgaben |
bestdesq ist ein Vorsystem - Belegerfassung und DATEV-Export, keine vollständige Buchführung. Als Vorsystem mit buchführungsrelevanten Daten gelten dieselben GoBD-Anforderungen an Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine IDW PS 880-Zertifizierung ist nicht erforderlich.
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungssperrung nach Versand | Gesendete Rechnungen können nicht mehr editiert werden - Korrekturen nur über Storno oder Gutschrift |
| Unveränderliches Rechnungs-PDF | PDF wird beim Versand einmalig erzeugt und gespeichert - spätere Datenänderungen haben keinen Einfluss auf das Archiv-PDF |
| Unveränderliche E-Rechnungs-XML | XRechnung- und ZUGFeRD-XML werden beim Versand gespeichert und nicht überschrieben |
| Eingangsrechnungs-Finanzsperre | Finanzrelevante Felder (Belegnummer, Datum, Betrag) sind nach Genehmigung oder Bezahlung gesperrt |
| GoBD-Belegkennzeichnung | Buchführungsrelevante Anhänge (Originalbelege, XRechnung, ZUGFeRD) werden mit GoBD-Badge ausgezeichnet |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Umsatzbericht | Umsatzübersicht nach Zeitraum |
| GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) | Detaillierte Einnahmen-/Ausgabenübersicht |
| Ressourcenbericht | Auslastung und Verfügbarkeit des Teams |
| Umsatzplanung | Ergebnis Plannung mit monatlicher Granularität |
| Teamkapazität | Verfügbare vs. gebuchte Stunden pro Mitarbeiter |
| Projekt-Gesundheit | Status-Dashboard aller aktiven Projekte |
| Lead-basierter Forecast | Umsatzprognose basierend auf Lead-Pipeline-Daten |
| Arbeitstage-Kalkulation | Automatische Berechnung abrechenbarer Tage |
| Arbeitszeiterfassung | Automatische oder manuelle Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG) |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Urlaubskalender | Visuelle Kalenderansicht mit Vormittag/Nachmittag/Ganztags-Zonen |
| Urlaubsanträge | Mitarbeiter stellen Anträge, Vorgesetzte genehmigen |
| Genehmigungsworkflow | Bestätigen/Ablehnen-Workflow für Abwesenheiten |
| Admin-Kalender | HR-Übersicht aller Teamabwesenheiten |
| Kategorien | Urlaub, Krankheit, Sonstiges |
| Batch-Einreichung | Mehrere Tage auf einmal beantragen |
| Feiertag-Berechnung | Automatische Erkennung gesetzlicher Feiertage (nach Bundesland) |
| Verfügbarkeitsberechnung | Automatische Berechnung der Verfügbarkeit pro Person |
| Drag & Drop | Intuitive Kalender-Interaktion für Abwesenheiten |
| Mobile Ansicht | Urlaubskalender optimiert für Smartphone |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Hierarchische Wiki-Seiten | Baumstruktur für Wissensdatenbank |
| Rich-Text-Editor | Markdown-basierter Editor mit Formatierung, Tabellen, Code-Blöcken |
| Volltextsuche | Suche über alle Wiki-Inhalte |
| Drag & Drop Sortierung | Seiten per Drag & Drop umsortieren |
| Verlinkung | Seiten untereinander verlinken |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Eigenes Portal pro Mandant | Kundenspezifischer Zugangsbereich mit eigenem Login |
| Portal-Benutzer | Separate Benutzerkonten für Kunden (kein interner Zugang) |
| Einladungs-System | Kunden per Einladung ins Portal bringen |
| Portal-Aufgaben | Aufgaben, die für Kunden sichtbar sind |
| Portal-Kommentare | Kunden können direkt an Aufgaben kommentieren, inkl. Dateianhänge |
| Aufgabenstatus für Kunden | Separater, vereinfachter Status-Workflow |
| Abtrennung von internen Abläufen | Aufgaben aus Projekten in das Portal spiegelbar und umgekehrt |
| Portal-Einstellungen | Konfiguration des Portals durch den Admin |
| Projekt-Ansicht | Kunden sehen ihre Projekte und zugehörige Aufgaben |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Dateiablage | Projektbezogene Dateiverwaltung mit Ordnerstruktur |
| Multi-File-Upload | Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen |
| Ordner-Hierarchie | Verschachtelte Ordner für Strukturierung |
| Standard-Ordner | Vorgegebene Ordner für Vertragsunterlagen und Spezifikations-Dokumente |
| Zentralisierung | Dateien aus Aufgaben- oder Portal-Kommentaren erscheinen auch in der Dateiliste |
| Datei-Vorschau | Vorschau für gängige Dateitypen |
| Markdown-Vorschau | Markdown-Dateien direkt in der App anzeigen |
| Geschützte Dateien | Token-basierter Zugriff auf geschützte Downloads |
| Bulk-Operationen | Mehrere Dateien verschieben, löschen oder herunterladen |
| Soft-Delete | 30 Tage Aufbewahrung gelöschter Dateien |
| Storage-Backends | Lokale Speicherung und S3-kompatible Backends |
| Avatar-Upload | Profilbilder für Nutzer und Organisationen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Kommentare an Entitäten | Kommentare für Aufgaben, Organisationen und Personen, Leads und Angeboten |
| MD-Editor | komfortabler, Markdown-basierter WYSIWYG-Editor |
| Antworten (Threading) | Einebene-Antworten auf Kommentare |
| Dateianhänge | Dateien an Kommentare anhängen |
| @Mentions | Nutzer per @-Erwähnung benachrichtigen |
| Bearbeiten & Löschen | Eigene Kommentare nachträglich ändern |
| Mobiles Kommentieren | Optimierte Eingabe für Mobilgeräte |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Markdown-Editor | Professioneller Block-Editor für alle Textinhalte |
| Formatierung | Fett, Kursiv, Überschriften, Listen, Zitate |
| Tabellen | Volle Tabellenunterstützung mit Zellenmanagement |
| Code-Blöcke | Syntax-Highlighting für Entwickler |
| Aufgabenlisten | Checkboxen direkt im Text |
| Bilder einbetten | Bilder in Texte einfügen |
| @Mentions | Nutzer im Text erwähnen |
| Entitäts-Referenzen | Auf Projekte, Aufgaben etc. verlinken |
| Wiki-Seiten-Verlinkung | Knowledge-Base-Seiten im Text referenzieren |
| Markdown-Import/Export | Markdown-Kompatibilität |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| In-App-Benachrichtigungen | Glocke mit Ungelesen-Zähler |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Global als Mandant und individuell pro Benutzer einstellbar |
| Einzeln gelesen markieren | Benachrichtigungen einzeln als gelesen markieren |
| Alle gelesen markieren | Alle Benachrichtigungen auf einmal abarbeiten |
| Antworten auf Kommentare | Auf E-Mail-Benachrichtigungen zu Kommentaren kann geantwortet werden |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| SMTP-Konfiguration | Eigene E-Mail-Konten einrichten (pro Mandant) |
| IMAP-Abruf | E-Mails in die Anwendung holen |
| Tickets anlegen | E-Mail an eine Projekt legt neue Aufgabe an |
| Kommentar anlegen | E-Mail an Aufgabe legt neuen Kommentar in der Aufgabe an |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| GitHub-App | OAuth-basierte GitHub-Integration |
| Repository-Verwaltung | GitHub-Repos mit Projekten verknüpfen |
| Commit-Tracking | Git-Commits zu Aufgaben zuordnen |
| Webhook-Empfänger | GitHub-Webhooks für automatische Updates |
| OAuth-Framework | Generisches OAuth-Framework für weitere Integrationen |
| API-Tokens | Personal Access Tokens für API-Zugriff |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| JWT-Authentifizierung | Sichere Token-basierte Anmeldung |
| HTTP-Only Cookies | Schutz vor XSS durch sichere Cookies |
| Mandanten-Isolation | Subdomain-basierte Mandantentrennung |
| Rollenbasierte Zugriffskontrolle | 5 vordefinierte Rollen (Management, Sales, PM, Operativ, Finanzen) |
| Feldebenen-Berechtigung | Feingranulare Sichtbarkeit einzelner Felder |
| Permission-Overrides | Individuelle Berechtigungen pro Nutzer zusätzlich zur Rolle |
| E-Mail-Verifizierung | Bestätigung der E-Mail-Adresse |
| 2FA | Zwei-Faktor-Authentifizierung |
| Passwort-Reset | Passwort-Wiederherstellung per E-Mail |
| Passwort ändern | Selbstständige Passwortänderung |
| Admin-Impersonation | Admins können sich als anderer Nutzer anmelden (für Support) |
| CSRF-Schutz | Cross-Site-Request-Forgery-Abwehr |
| Rate-Limiting | API-Drosselung gegen Missbrauch |
| Session-Tracking | Aktive Sitzungen verwalten |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Mandanten-Einstellungen | Firmenname, Logo, Sprache, Subdomain |
| Nutzerverwaltung | Nutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren (kein Hartlöschen) |
| Modul-Verwaltung | Pakete aktivieren/deaktivieren |
| Nummernkreise | Konfigurierbare Formate für Rechnungen, Angebote und Projekte mit Live-Vorschau |
| Leistungsarten | Abrechenbare Service-Typen definieren und sortieren |
| Stundensätze | Standard-Stundensätze verwalten, global und pro Projekt |
| Arbeitsvertragsdaten | Grunddaten der Arbeitsverträge pro Mitarbeiter (Jahresgehalt, Urlaub u. A.) |
| Berechtigungsmatrix | Visueller Editor für Rollenberechtigungen |
| SMTP-Einstellungen | E-Mail-Versand konfigurieren |
| Katalog-Verwaltung | Produkt- und Dienstleistungskatalog pflegen |
| Integrations-Einstellungen | GitHub und andere Integrationen konfigurieren |
| Paket-spezifische Einstellungen | Individuelle Einstellungen pro Modul (Sales, Finance, Tasks, etc.) |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Mandantenfähigkeit | Vollständige Datentrennung pro Mandant (Shared-DB-Architektur) |
| Subdomain-Routing | Jeder Mandant hat eigene Subdomain |
| Tenant-Registrierung | Selbstständige Registrierung neuer Mandanten |
| Subscription-Pläne | Solo (1 Benutzer), Team (Maker-/Pro-Rollen) |
| Trial-Management | 30-Tage Testphase für neue Mandanten |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Entitätsübergreifende Suche | Volltextsuche über Projekte, Aufgaben, Kontakte, Rechnungen etc. |
| Entitäts-Validierung | Schnellprüfung, ob referenzierte Entitäten existieren |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Responsive Design | Desktop, Tablet und Mobile optimiert |
| PWA | App kann auf Mobile/Desktop installiert werden |
| Mobile Navigation | Bottom Tab Bar und mobile Header |
| Dezentes UI | Visuell zurückhaltende Benutzeroberfläche |
| Dark Mode | Umschaltbare Dunkelmodus-Unterstützung |
| Mehrsprachig | Deutsch und Englisch (erweiterbar) |
| WCAG 2.1 AA | Barrierefreiheit von Anfang an |
| Gravatar-Integration | Automatische Profilbilder via E-Mail |
| Inline-Editing | Direkte Bearbeitung in Listen (Währung, Text, Datum) |
| Bestätigungs-Dialoge | Sicherheitsabfragen bei kritischen Aktionen |
| Paginierung | Seitenweise Anzeige großer Datenmengen |
| Tooltips | Kontextuelle Hilfe per Hover |
| Status-Badges | Farbcodierte Status-Anzeigen |
| KPI-Cards | Dashboard-Kacheln für Kennzahlen |
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| API-First-Architektur | Vollständige REST-API – jede Funktion per API nutzbar |
| Modulares Paketsystem | Plugin-Architektur – erweiterbar und flexibel, mandantenindividuelle Pakete möglich |
| DDD-orientiert | Domain-Driven Design für nachhaltige Codequalität |
| Testbasierte Entwicklung | Vollständige Testsuite für Backend und Frontend |
| Audit Trail | Automatische Protokollierung aller Änderungen (erstellt/geändert von) |
| Polymorphe Relationen | Kommentare, Dateien, Mentions an beliebige Entitäten koppelbar |
| Block-basierter Content | JSON-Block-Format für strukturierte Inhalte |
| DSGVO-ready | Datenhaltung in Deutschland, keine Drittanbieter-Abhängigkeit |
| Made in Germany | Entwicklung und Hosting in Deutschland |
