bestdesq ist für alle gebaut, die in Projekten arbeiten und aus Stunden Rechnungen machen. Es führt eine Anfrage durch den ganzen Weg: Lead, Angebot, Projekt, Aufgaben, Zeiterfassung, Rechnung. Ohne dass du dazwischen das Programm wechselst oder Zahlen abtippst.
Wie das im Alltag aussieht, hängt davon ab, wie du arbeitest. Deshalb stehen hier sechs Alltage nebeneinander: vom Solo-Selbstständigen bis zur Softwarefirma.
Ein Werkzeug statt fünf
Viele kleine Betriebe arbeiten mit einer Kette aus Einzelwerkzeugen: Kontakte in einem CRM, Angebote in Word, Aufgaben in einem Projekttool, Stunden in einer Zeiterfassung, Rechnungen im Rechnungsprogramm. Jede Übergabe ist Handarbeit. Und die Frage, ob ein Projekt sich rechnet, beantwortet keines der fünf Programme, weil jedes nur einen Teil der Zahlen kennt.
In bestdesq hängt alles an einer Kette:
- Aus dem Angebot wird das Projekt. Ein Klick übernimmt Positionen und Budget. Du planst mit den Zahlen, die du dem Kunden genannt hast.
- Die Zeit bucht sich auf die Aufgabe. Der Timer sitzt in der Aufgabe, also landet jede Stunde dort, wo sie hingehört.
- Das Projekt zeigt, wo es steht. Budget, verbrauchte Zeit und bereits Fakturiertes stehen nebeneinander, dazu eine Ampel. Du merkst während des Projekts, dass es knapp wird, nicht erst bei der Schlussrechnung.
- Die Rechnung entsteht aus den Zeiten. Abrechenbare Stunden werden Positionen, auf Wunsch mit Stundenzettel als Anhang. Als PDF, als ZUGFeRD oder als XRechnung.
Budget: 16.320 € übernommen
Dazu kommen die Teile, die ein Betrieb sonst einzeln zukauft: Vertrieb mit Pipeline, Eingangsrechnungen, Mahnwesen, DATEV-Export, eine Wissensbasis fürs Team, ein Kundenportal, Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte und ein MCP-Server für KI-Agenten. Gehostet in Deutschland, bedienbar nach WCAG 2.1 AA, der Norm für barrierefreie Webanwendungen.
1. Allein, mit eigenen Kunden
Du bist Designerin, Berater, Texterin oder Entwickler, und deine Kunden beauftragen dich direkt. Dann bist du Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung in einer Person. Laut KfW-Mittelstandspanel (April 2025) gehen bei Solo-Selbstständigen 8,7 % der Arbeitszeit für gesetzliche Pflichten drauf, bei Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind es 3 %.
bestdesq nimmt dir davon ab, was sich abnehmen lässt. Das Angebot baust du aus deinem Leistungskatalog, das Projekt entsteht daraus. Deine Stunden buchst du mit dem Timer, am Monatsende wird die Rechnung aus den erfassten Zeiten gebaut. Bleibt eine Zahlung aus, schickst du die Zahlungserinnerung aus der Liste der offenen Posten. Für deine Steuerkanzlei exportierst du einen DATEV-Stapel.
Die E-Rechnung ist dabei kein Zusatz. Seit Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie spätestens ab 2028, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027; Kleinunternehmer sind ausgenommen. bestdesq schreibt beide Formate und liest eingehende E-Rechnungen aus einem Postfach ein.
Was bestdesq nicht ist
bestdesq ist keine Buchhaltung. Es ist das System davor: Rechnungen, Belege, Zahlungen, DATEV-Export. Die Buchführung und die Steuererklärung bleiben bei deiner Steuerkanzlei.
2. Allein, im Auftrag von Agenturen
Du arbeitest als Freelancer für Agenturen und stellst deine Stunden der Agentur in Rechnung. Hier gibt es zwei Seiten.
Arbeitet die Agentur selbst mit bestdesq, lädt sie dich als externen Zugang ein, meist mit der Rolle Kreativ. Du arbeitest in ihren Aufgaben und buchst deine Zeit direkt darauf. Die Kundendaten der Agentur siehst du nur, wenn sie dir das ausdrücklich freischaltet. Den Platz bezahlt die Agentur, 9 € im Monat.
Für dein eigenes Geschäft reicht ein Solo-Account. Die Agentur ist dort dein Kunde, das Projekt läuft nach Aufwand. Am Monatsende erzeugst du aus deinen Zeiten die Rechnung und hängst den Stundenzettel als PDF an, denn den wollen fast alle Agenturen sehen.
Offen gesagt: Die beiden Accounts sind getrennt. Was du im bestdesq der Agentur buchst, landet nicht von selbst in deinem.
3. Werbeagentur
In einer Werbeagentur hängt der Gewinn eines Projekts an zwei Dingen: an den eigenen Stunden und an den Fremdkosten für Druckerei, Fotografie oder Produktion. Beides wird oft erst am Ende zusammengezählt, und nachträglich geschätzte Stunden fallen fast immer zu niedrig aus.
In bestdesq hängen Lieferantenangebote und Eingangsrechnungen am Projekt. Im Finanzreiter stehen sie neben den gebuchten Stunden und den eigenen Rechnungen. So siehst du, was vom Budget übrig ist, solange du noch umsteuern kannst.
Für die Aufgaben gibt es eine Workflow-Vorlage „Kreativ-Agentur“ mit den Stationen, die ein Motiv durchläuft: Briefing, Konzept, Entwurf, Review, Kundenpräsentation, Revision, Freigabe, Produktion, Auslieferung.
Wer im Vertrieb arbeitet, sieht auf der Projektübersicht Rechnungsstand, Kosten, offenen Betrag und Marge, ohne eine einzige Rechnung öffnen zu müssen. Wer ein Budget verhandelt hat, soll sehen, was daraus geworden ist.
4. Digital- und Marketingagentur
Hier laufen neben den Projekten die festen Verträge: Wartung, Betreuung, Social Media, mit einem Kontingent an Stunden je Monat. Und es gibt viele kleine Anfragen, die per Mail, Telefon oder Chat hereinkommen.
Für die Verträge hat bestdesq einen eigenen Projekttyp, die monatliche Abrechnung mit Stundenkontingent. Die Monatspauschalen erzeugst du im Projekt. Wiederkehrende Rechnungen legst du einmal als Planung an, monatlich, vierteljährlich oder jährlich, und sie stehen im Umsatz-Forecast. Ist das Kontingent überschritten, meldet es der Bericht zum Projektfortschritt.
Für die kleinen Anfragen gibt es zwei Wege, die nicht über dein Postfach laufen:
- Eine E-Mail-Adresse je Projekt. Was dorthin geschickt wird, wird eine Aufgabe im Projekt.
- Das Kundenportal. Kunden legen ihre Anliegen dort selbst an, und du entscheidest, was davon ins interne Board kommt. Wie das funktioniert, steht im Beitrag Das Kundenportal.
Passende Workflow-Vorlagen heißen „Content / Social Media“ (mit einer Station für die Freigabe durch den Kunden) und „Helpdesk“.
5. Projekt- und Architekturbüro
Planungsbüros arbeiten in langen Projekten mit Festpreis und Abschlägen. bestdesq bildet das so ab:
- Abschlagsregeln. Du legst fest, wie ein Festpreis sich verteilt, etwa 30 % zum Start, 30 % zur Mitte, 40 % bei Ablieferung. Die Abschlagsrechnungen erzeugt das Projekt nach dieser Regel.
- Projektfortschritt. Der Bericht vergleicht das Tempo der letzten vier Wochen mit dem Tempo, das bis zur Deadline nötig ist. Ein Projekt, das zu langsam läuft, fällt auf, bevor es zu spät ist.
- XRechnung mit Leitweg-ID. Wer für Kommunen, Land oder Bund plant, braucht das Format, das die öffentliche Hand verlangt.
- Eine Workflow-Vorlage „Architekturbüro“ mit Stationen von der Vorplanung bis zur Abnahme.
Keine HOAI-Software
bestdesq berechnet kein Honorar nach HOAI. Honorarzonen, anrechenbare Kosten, Kostenermittlung nach DIN 276 und Ausschreibung (AVA) gehören in eine Fachsoftware für Architekturbüros. bestdesq passt, wenn du Honorare pauschal oder nach Aufwand vereinbarst – oder das Honorar anderswo berechnest und es in bestdesq als Festpreis mit Abschlagsregel führst.
6. Softwarefirma
Softwarefirmen arbeiten in Tickets, und der Code liegt meist auf GitHub. bestdesq verbindet beides. Du verknüpfst ein Repository mit einem Projekt, und jeder Commit mit der Kennung einer Aufgabe in der Nachricht erscheint in dieser Aufgabe. Wer abrechnet, sieht neben den Stunden, was tatsächlich gebaut wurde.
Für die Aufgaben gibt es die Vorlagen „Software / Scrum“ und „Bug-Tracking“. Wartungsverträge laufen wie bei den Agenturen über ein monatliches Stundenkontingent. Die Dokumentation fürs Team steht in der Wissensbasis, verlinkt mit Projekten und Aufgaben.
Und wer mit KI-Agenten wie Claude Code oder Cursor arbeitet, verbindet sie über den MCP-Server mit bestdesq. Der Agent legt dann Aufgaben an, bucht Zeit oder liest den Stand eines Projekts, und zwar mit genau den Rechten des Zugangs, dem das Token gehört. Wie das geht, steht in der Anleitung KI-Agent mit bestdesq verbinden.
FunktionGitHub-IntegrationWofür bestdesq nicht gebaut ist
Damit du nicht erst beim Testen darauf stößt:
- Es gibt Kanban, Liste und Kalender, aber kein Gantt-Diagramm.
- Es gibt einen Ressourcenbericht und die Teamauslastung, aber keine Planungstafel, auf der du Personen Projekten zuteilst.
- Es gibt keine Lagerverwaltung und keine Buchhaltung.
Was es gibt, ist ein Werkzeug, in dem Vertrieb, Projekt und Rechnung dieselben Zahlen sehen. Wie viel das kostet und warum dafür die Rolle einer Person zählt und nicht der Funktionsumfang, steht im nächsten Beitrag: Du zahlst für Rollen, nicht für Funktionen.
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