Seit September 2022 steht fest: Wer Beschäftigte hat, muss ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Viele kleine Betriebe lösen das mit Stundenzetteln oder einer Tabelle, weil ein Zeiterfassungssystem pro Kopf abgerechnet wird. In bestdesq ist die Arbeitszeiterfassung für deine Beschäftigten kostenlos. Du zahlst nur deinen eigenen Platz.
Was die Pflicht verlangt
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Vollständig, nicht erst ab der achten Stunde, und auch bei Vertrauensarbeitszeit oder im Homeoffice. Das Arbeitszeitgesetz verlangt außerdem, die Aufzeichnungen zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz heute nicht vor. Papier reicht. Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Entwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz vorgelegt, der die elektronische Erfassung vorsieht, mit einer Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten. Beschlossen ist der Entwurf noch nicht (Stand: September 2026).
Keine Rechtsberatung
Dieser Beitrag beschreibt, wie bestdesq die Aufzeichnung umsetzt. Ob sie für deinen Betrieb genügt, etwa bei einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung, klärst du mit deiner Steuerkanzlei oder einer Fachanwältin für Arbeitsrecht.
Warum die Erfassung nichts kostet
In bestdesq bestimmt die Rolle eines Zugangs seinen Preis, nicht die Zahl der Funktionen. Eine Grundrolle wie Kreativ, Vertrieb oder Finanzen kostet 9 € oder 19 € im Monat. Ein Zugang ohne Grundrolle kostet nichts. Er kann trotzdem drei Dinge, die an keiner Rolle hängen:
- die eigene Arbeitszeit erfassen – Arbeitszeit aufzuzeichnen ist eine Pflicht, kein Privileg, deshalb kostet sie nichts,
- Urlaub beantragen und Krankheitstage melden,
- das eigene Profil pflegen: Passwort, Zwei-Faktor-Anmeldung, Benachrichtigungen.
Dazu kommt dein eigener Zugang als Owner. Er ist der Grundplatz des Accounts und kostet 9 € im Monat. Damit hast du alle Funktionen und alle Einstellungen.
Nur die Arbeitszeiterfassung, der Rest bleibt aus
bestdesq kann mehr als Arbeitszeit: Projekte, Aufgaben, Rechnungen, Vertrieb, ein Kundenportal. Du musst davon nichts nutzen. Unter Einstellungen › Module schaltest du jeden Bereich einzeln ab, den du nicht brauchst. Ein abgeschaltetes Modul verschwindet für alle aus Menü und Oberfläche.
Diese Module bleiben an:
- Arbeitszeiterfassung – um sie geht es.
- Adressverwaltung – unter diesem Namen steht in der Liste die Teamverwaltung im Einstellungsbereich, mit den Arbeitsverträgen deiner Beschäftigten.
- Berichte & Planung – dort genehmigst du Urlaub und lädst die Arbeitszeitnachweise herunter. Das Modul zeigt nur die Berichte der Module, die an sind, hier also Arbeitszeit und Abwesenheiten. Deine Beschäftigten sehen davon nichts, weil ihr Zugang keine Rolle für diese Bereiche hat.
Die Arbeitszeiterfassung braucht die beiden anderen. Schaltest du eines davon ab, geht sie mit aus; bestdesq fragt vorher nach.
Alles andere kann aus: Projekte, Finanzen, Vertrieb, Aufgaben, Zeiterfassung auf Projekte, Kundenportal, Wissensbasis und die übrigen. Brauchst du später mehr, schaltest du es wieder an. Die Daten der Arbeitszeiterfassung bleiben, wie sie sind.
Zwei Wege, je nach Person
Jede Person erfasst ihre Arbeitszeit auf genau einem von zwei Wegen. Welcher es ist, entscheidet ihr Arbeitsvertrag in bestdesq, kein Schalter.
- Jede Nacht steht der vergangene Tag im Nachweis, mit den Zeiten aus dem Vertrag
- Die Person korrigiert nur, was anders lief
- Keine Stempeluhr
- Der Monat zeigt Soll, Ist und Differenz
- Am Computer: Stempeluhr oben in der Kopfzeile
- Morgens einstempeln, abends ausstempeln, Pause in Minuten
- Vergessenes Ausstempeln wird gemeldet
- Der Monat zeigt nur das Ist
Mit festen Arbeitszeiten trägst du im Arbeitsvertrag der Person ihre Stunden je Wochentag ein. bestdesq schreibt dann jede Nacht den vergangenen Tag in den Nachweis, mit den Zeiten aus dem Vertrag. Die Person muss nichts tun, solange der Tag nach Vertrag lief. Hat sie länger gearbeitet oder früher Schluss gemacht, korrigiert sie den Tag. Am Monatsende steht Soll gegen Ist.
Ohne feste Arbeitszeiten bleibt der Arbeitsvertrag leer, und die Person stempelt. Am Computer sitzt oben in bestdesq dann eine Stempeluhr: morgens ein Klick, abends ein Klick, dazu die Pause in Minuten. Auf Handy und Tablet trägt die Person Beginn und Ende von Hand ein. Wer vergisst auszustempeln, wird am nächsten Morgen daran erinnert.
Urlaub und Krankheit stehen im selben Nachweis
Urlaub beantragen deine Beschäftigten in ihrem Profil, und du genehmigst oder lehnst ab. Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten tragen sie selbst in ihrer Arbeitszeitenliste ein, am betreffenden Tag. Halbe Tage gehen auch: Urlaub am Vormittag, gearbeitet am Nachmittag.
Im Nachweis steht so ein Tag als Urlaub, Krank oder Feiertag, nicht als leere Zeile. Das erledigt bestdesq: Die Nacht trägt genehmigten Urlaub und die Feiertage des Bundeslands selbst ein, bei festen Arbeitszeiten genauso wie bei allen, die stempeln.
Was du am Monatsende in der Hand hast
- Einen Arbeitszeitnachweis als PDF je Person, auf deinem Briefbogen, oder alle auf einmal als ZIP-Datei.
- Eine CSV-Datei für die Lohnbuchhaltung oder deine Steuerkanzlei.
- Sonn- und Feiertagsarbeit unter der Summe gesondert ausgewiesen, mit Datum.
- Jede spätere Korrektur mit Zeitpunkt und Namen, im PDF als Fußnote. Die Aufzeichnung lässt sich ändern, aber nicht spurlos.
Aufgezeichnete Tage bleiben zwei Jahre erhalten: Eine Person mit Arbeitszeiten aus diesem Zeitraum lässt sich nicht löschen.
Wer allein arbeitet
Solange dein Account nur einen Zugang hat, ist die Arbeitszeiterfassung ausgeschaltet. Die Pflicht gilt für Arbeitgeber, nicht für Selbstständige ohne Personal. Mit dem zweiten Zugang schaltet sie sich ein. Du kannst sie auch vorher selbst einschalten, wenn du deine eigenen Zeiten erfassen willst.
So richtest du es ein
Die Einrichtung hat vier Teile: Module abschalten, Vorgaben setzen, Beschäftigte mit Arbeitsvertrag anlegen, Zugänge ohne Grundrolle vergeben. Wie das Schritt für Schritt geht, steht in der Anleitung Arbeitszeiterfassung in bestdesq einrichten.
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