„Wie ist der Stand?“ Diese Frage kommt per Mail, per Telefon, im Messenger und am liebsten dann, wenn du gerade konzentriert arbeitest. Dazu Feedback, verteilt über fünf Kanäle, und Dateien, die irgendwo im Postfach liegen. Das Kundenportal von bestdesq gibt deinen Kunden einen festen Ort für all das, ohne ihnen dein internes Board zu öffnen.
Zwei übliche Wege, beide mit Haken
Alles per Mail. Der Kunde schreibt, du antwortest, und der Stand eines Projekts steckt in zwanzig Mailverläufen. Wer im Team gerade nicht in Kopie war, weiß nichts davon.
Kunden als Gast im Projekttool. Viele Programme lassen Gäste in den internen Arbeitsbereich. Dann sehen Kunden oft mehr, als sie sollen: interne Kommentare, Aufwände, die Aufgabenliste des Teams. Mit Bearbeitungsrechten können sie Termine verschieben oder Aufgaben umhängen. Und je nach Anbieter kostet jeder Gast einen Platz, oder die Zahl der Gäste ist begrenzt.
Empfang und Werkstatt
bestdesq trennt beides wie ein Betrieb mit Kundenverkehr: Es gibt einen Empfang und eine Werkstatt.
Das Kundenportal ist der Empfang. Es hat eine eigene Adresse, einen eigenen Login und eigene Aufgaben, im Portal „Tickets“ genannt. Dein internes Board ist die Werkstatt. Kunden geben am Empfang ab, was sie brauchen, und sehen dort, wie weit es ist. In die Werkstatt kommen sie nicht. Was vom Empfang in die Werkstatt geht, entscheidet dein Team.
Was deine Kunden am Empfang tun können
- Ihre Projekte sehen. Nur die, die du für das Portal freigegeben hast, mit Zeitraum und der Zahl offener Tickets.
- Den Stand jedes Tickets sehen. Offen, Geplant, In Bearbeitung oder Fertig, mit Filter nach Status.
- Neue Tickets anlegen. Mit Titel, Beschreibung, gewünschtem Termin und Dateien. Dein Team bekommt eine Benachrichtigung.
- Kommentieren. Mit Dateianhängen, im selben Verlauf, in dem dein Team antwortet.
Und sie werden informiert, ohne nachfragen zu müssen. Eine Mail kommt, wenn das Team antwortet, wenn eines ihrer Tickets in Bearbeitung geht oder fertig ist und wenn das Team ein neues Ticket für sie anlegt.
Was sie dort nicht können
- Den Status ändern. Ob etwas geplant, in Arbeit oder fertig ist, setzt dein Team.
- Prioritäten setzen oder Aufgaben zuweisen. Die Planung bleibt bei dir.
- Namen aus dem Team sehen. Antworten erscheinen im Portal als „Team“. Anfragen gehen an den Betrieb, nicht an die Person, die am schnellsten antwortet.
- In die Werkstatt schauen. Interne Aufgaben, interne Kommentare, Zeiten, Budgets und Rechnungen liefert das Portal gar nicht erst aus.
Das ist keine Geheimniskrämerei. Deine Kunden bekommen einen Ort für ihre Anliegen und eine Antwort auf die Frage nach dem Stand. Was sie nicht bekommen, sind die Hebel, mit denen sie deine Planung umwerfen könnten.
Was dein Team entscheidet
Was in die Werkstatt geht. Aus einem Ticket wird mit „Ins Projekt spiegeln“ eine interne Aufgabe. Titel, Beschreibung, Termin und Dateien kommen mit, und du kannst die Aufgabe gleich jemandem zuweisen. Das Ticket trägt danach den Vermerk „Gespiegelt“. Was nicht gespiegelt wird, bleibt am Empfang und stört niemanden bei der Arbeit.
Wann der Kunde „Fertig“ sieht. Den Status im Portal setzt das Team selbst. Er folgt der internen Aufgabe nicht automatisch, und das ist Absicht: Intern fertig heißt noch nicht abgenommen.
Was von der internen Diskussion nach außen geht. Dein Team kann direkt im Ticket antworten, dann sehen Kunden die Antwort sofort. Ist ein Ticket in die Werkstatt gespiegelt, läuft die Arbeit an der internen Aufgabe. Dort stehen die Kommentare des Kunden mit im Verlauf, damit niemand zwischen Portal und Board wechseln muss. Was das Team an der Aufgabe schreibt, bleibt intern. Soll der Kunde eine Antwort sehen, gibt das Team genau diesen einen Kommentar mit „Im Portal veröffentlichen“ frei. Er erscheint dann im Ticket als Antwort vom Team.
Fertig bleibt fertig
Ein Ticket auf „Fertig“ lässt sich nicht wieder öffnen. Kommt danach noch ein Wunsch, ist das ein neues Ticket. Damit wird jede Nachforderung sichtbar, und du kannst entscheiden, ob sie im Budget liegt oder extra berechnet wird. In einer Umfrage des Anbieters Ignition unter 273 Agenturleitungen in den USA (2025) gab nur 1 % an, jede Zusatzleistung abzurechnen.
Ein eigener Login, bewusst schlicht
Das Portal ist vollständig von bestdesq getrennt. Ein Portal-Login öffnet keine einzige Seite der internen Anwendung.
Neue Kontaktpersonen bekommen eine Einladung per Mail. Der Link gilt 48 Stunden, danach muss er neu verschickt werden. Beim ersten Aufruf legt die Person ihr eigenes Passwort fest.
Ein „Passwort vergessen“ gibt es im Portal nicht. Du und deine Kunden kennt euch und seid ohnehin in Kontakt. Ein öffentlicher Knopf, der an jede eingegebene Adresse einen Link verschickt, wäre eine Angriffsfläche ohne Gegenwert. Hat jemand das Passwort vergessen, entfernst du den Zugang und lädst die Person neu ein.
So richtest du es ein
Portal an der Organisation einschalten
Öffne die Organisation deines Kunden und dort den Reiter Kundenportal. Schalte „Kundenportal aktivieren“ ein.
Das Portal einer Kundenorganisation: Ordnername, freigegebene Projekte, Personen mit Zugang. Ordnername und Projekte festlegen
Der Ordnername bestimmt die Adresse, unter der deine Kunden sich anmelden:
<deine-subdomain>.bestdesq.app/portal/<ordnername>. Darunter wählst du die Projekte, die im Portal sichtbar sein sollen.Personen einladen
Füge die Kontaktpersonen hinzu, die Zugang bekommen sollen. Jede bekommt ihre Einladung automatisch per Mail.
Einrichten dürfen das Owner, Management und alle mit dem Zusatz Projektmanagement. Wer die Rolle Kreativ hat, bekommt das Recht auf Wunsch einzeln dazu. Welche Rollen es gibt und was sie kosten, steht im Beitrag Du zahlst für Rollen, nicht für Funktionen.
FunktionKundenportalFür wen sich das lohnt
Am meisten bringt das Portal dort, wo viele kleine Anliegen von außen kommen: Wartungsverträge, Betreuung von Websites, Social Media, laufende Kampagnen. Wie das in solchen Agenturen und in fünf anderen Arbeitsalltagen zusammenspielt, zeigt der Beitrag bestdesq in sechs Arbeitsalltagen.
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