In meiner Agentur lautete die häufigste Frage zur Planung nicht „Wie sieht der Plan aus?“. Sie lautete: „Wer hat noch Kapa?“ – Kapa, kurz für Kapazität. Ein Kunde ruft an, eine Änderung muss bis Donnerstag raus, und niemand will wissen, was ein Plan von vor drei Wochen dazu sagt. Gefragt ist, wer diese Woche noch Luft hat.
bestdesq ist um genau diese Frage gebaut. Ein Gantt-Diagramm gibt es nicht, und das ist Absicht.
Warum große Pläne selten halten
Ein Gantt-Diagramm (die Balkenplanung, in der jede Aufgabe als Balken auf einer Zeitachse liegt) sieht nach Kontrolle aus. In kleinen Agenturen und Büros hält es selten lange. Das Feedback des Kunden kommt eine Woche später als vereinbart. Jemand wird krank. Ein Supportfall schiebt sich dazwischen. Nach zwei Wochen stimmt der Plan nicht mehr, und wer ihn pflegt, verschiebt Balken statt zu arbeiten.
Der Kognitionswissenschaftler Douglas Hofstadter hat das 1979 in seinem Buch „Gödel, Escher, Bach“ als Gesetz formuliert: Es dauert immer länger als erwartet, selbst wenn man Hofstadters Gesetz berücksichtigt.
Daraus folgt nicht, dass man gar nicht plant. Es folgt, dass man kurz plant, dort, wo man es überblickt, und dass die Leute planen, die die Arbeit machen. bestdesq setzt das in zwei Schichten um: Jede Person plant ihre eigene Woche, und die Team-Auslastung zeigt, was dabei herauskommt.
Die Woche plant, wer sie arbeitet
Geplant wird im Dashboard unter Aufgaben, in der Kalenderansicht. Dieser Reiter zeigt nur deine Aufgaben, also die, die dir zugewiesen sind. Was andere im Team planen, siehst du hier nicht. Der Kalender zeigt die Arbeitswoche von Montag bis Freitag und daneben die Spalte Nicht verplant: deine offenen Projektaufgaben, die noch gar nicht oder erst teilweise in der Woche liegen.
Aufgabe auf einen Tag legen
Du ziehst eine Aufgabe aus „Nicht verplant“ auf den Tag, an dem du daran arbeiten willst. Ohne Maus geht es über das Menü der Karte: Einplanen am, Morgen oder Nächste Woche. Es öffnet sich der Dialog Stunden planen. Er zeigt für diesen Tag deine Kapazität, was schon geplant ist und was noch frei ist.
Stunden eintragen
Vorgeschlagen sind die Stunden, die die Aufgabe noch offen hat. Du trägst ein, wie viele davon auf diesen Tag fallen, in halben Stunden. Die Aufgabe liegt jetzt als Block in diesem Tag.
Den Rest auf andere Tage legen
Hast du nicht alle Stunden verplant, bleibt der Rest in „Nicht verplant“ stehen, mit den Stunden, die noch fehlen. Du ziehst ihn auf den nächsten Tag und planst die nächste Scheibe.
Offen ist, was die Schätzung der Aufgabe hergibt, abzüglich der schon erfassten Zeit und dessen, was bereits verplant ist. Ein Relaunch mit 15 offenen Stunden wird so zu drei Scheiben: 4 Stunden am Montag, 6 am Dienstag, 5 am Donnerstag. Sie liegen an den Tagen, an denen du sie wirklich schaffst.
Was der Planer dir sagt
Würde ein Tag mit den neuen Stunden mehr tragen, als er hat, sagt der Dialog das vorher, etwa: „Damit wären an diesem Tag 9h verplant, verfügbar sind 6h.“ Der Knopf heißt dann Trotzdem einplanen. bestdesq sperrt nichts. Ob ein Tag länger wird, entscheidest du selbst, aber mit den Zahlen vor Augen.
Neben der Wochennavigation steht die Summe deiner Woche: grün, ab 85 % gelb, über 100 % rot.
Wartet die Aufgabe auf eine andere, die noch offen ist, nennt der Dialog sie unter Blockiert von. Liegt die blockierende Aufgabe in deiner Woche schon an einem früheren Tag, steht dort stattdessen, wann. Auch das ist ein Hinweis, keine Sperre.
Auf einen Feiertag oder einen Tag, an dem du ganztägig abwesend bist, lässt sich nichts ziehen; eine Meldung nennt den Grund. Wer im Urlaub ist, hat keine Kapa, auch nicht auf dem Papier.
Kommt etwas dazwischen, schiebst du einen Block auf Morgen, auf Nächste Woche, auf einen anderen Tag oder zurück in Nicht verplant. Das dauert Sekunden, und mehr Pflege braucht ein kurzer Plan nicht.
Der Plan räumt hinter sich auf
Ein geplanter Block gilt nur, solange die Aufgabe bei dir bleibt, offen ist und du an dem Tag da bist:
- Die Aufgabe bekommt jemand anderes. Deine Blöcke fallen ab heute weg. Bei der neuen Person steht die Aufgabe unter „Nicht verplant“, und sie plant sie selbst.
- Die Aufgabe ist erledigt. Die Blöcke nach heute fallen weg.
- Ein Urlaub wird genehmigt oder eine Krankmeldung eingetragen. Deine Blöcke an diesen Tagen fallen weg, ihre Stunden stehen wieder unter „Nicht verplant“.
So zeigt der Plan keine Arbeit, die an diesem Tag niemand mehr macht. Von allein zurück kommen weggefallene Blöcke nicht: Wird die Aufgabe wieder geöffnet oder der Urlaub zurückgenommen, planst du neu.
Die Antwort auf „Wer hat noch Kapa?“
Was die Einzelnen planen, läuft in der Team-Auslastung zusammen, unter Berichte & Planung. Dort steht für jede Person und jeden Tag der Woche: geplant gegen verfügbar, rechts die Woche in Stunden und Prozent, oben die Summen fürs Team. Mit den Pfeilen blätterst du in die nächsten Wochen.
- Überbucht: Ein überplanter Tag steht rot da, und der Hinweis nennt, um wie viele Stunden.
- Was dahintersteckt: Zeigst du mit der Maus auf die Stunden eines Tages, siehst du die Aufgaben, die dort geplant sind.
- Wer nicht da ist: Feiertage, genehmigter Urlaub und Krankheit sind grau hinterlegt und nennen den Grund statt der Stunden, auch bei einem halben Tag.
- Was noch nicht entschieden ist: Ein beantragter Urlaub zählt bis zur Genehmigung als Arbeitstag und steht gestrichelt als „Urlaub beantragt“ in der Zelle. Wer ihn genehmigt, sieht vorher, was an diesem Tag schon geplant ist.
- Kein Arbeitstag: So heißt ein Wochentag, an dem der Vertrag keine Stunden vorsieht. Ist dort trotzdem etwas geplant, steht es rot darunter.
Verfügbar ist, was der Arbeitsvertrag hergibt: die Stunden je Wochentag, mal dem Anteil der Arbeitszeit, der für Projekte gedacht ist. Feiertage im Bundesland der Person, genehmigter Urlaub und Krankheit gehen davon ab, halbe Tage zur Hälfte. Wer 40 Stunden in der Woche arbeitet und davon 75 % in Projekten, hat 30 Stunden für Projektarbeit, 6 am Tag. Die übrige Zeit gehört Akquise, Verwaltung und allem, was nie auf einer Aufgabe landet. Fehlen die Arbeitszeiten im Vertrag, steht in der Zeile ein Hinweis mit dem Weg dorthin.
Wer hier noch Kapa hat, ist in einer Minute klar. Wer überbucht ist, auch.
Kein Plan von oben
Die Team-Auslastung zeigt, was geplant ist, sie verteilt keine Arbeit. Umverteilen heißt in bestdesq: die Aufgabe jemand anderem zuweisen. Die alten Blöcke fallen dabei weg, und die neue Person plant die Aufgabe in ihre eigene Woche. Die Woche gehört der Person, die sie arbeitet.
Weiter vorausschauen, grob
Für die Frage „Schaffen wir den Auftrag im Frühjahr noch?“ ist eine Woche zu kurz. Dafür gibt es zwei Berichte, die bewusst grob bleiben.
Der Ressourcenbericht zeigt ein Kalenderjahr in Monaten. Er stellt die Kapazität des Teams gegen den Bedarf. Zur Kapazität zählen die Mitarbeitenden und fest eingeplante Externe. Der Bedarf setzt sich zusammen aus den Stunden, die in laufenden Projekten noch offen sind, gleichmäßig verteilt bis zum Projektende, den Monatsstunden der Wartungsverträge und den Stunden aus offenen Leads, gewichtet nach ihrer Wahrscheinlichkeit. Jeder Monat bekommt seine Auslastung: ab 85 % in der Warnfarbe, über 100 % rot als Engpass. Ob ein neues Projekt Platz hat, beantwortet der Bericht damit für die Monate, in denen es laufen soll. Einzelne Scheiben aus dem Planer liest er nicht; er ist die grobe Richtung.
Der Projektfortschritt zeigt alle aktiven Projekte mit Deadline, gebuchten gegen geplante Stunden und den Stunden, die das Team für die nächsten 14 Tage schon eingeplant hat. Ein Festpreisprojekt misst er an zwei Signalen:
- Tempo: wie viele Stunden am Tag in den letzten vier Wochen gebucht wurden, gegen die Stunden am Tag, die bis zur Deadline nötig sind.
- Hochrechnung: die gebuchten Stunden plus das, was jede offene Aufgabe nach ihrer Schätzung noch braucht, gegen die geplanten Stunden des Projekts. Eine neue Aufgabe, die darüber hinausführt, fällt sofort auf.
Der Status ist das schlechtere der beiden Signale. Am Status steht, warum er gilt, mit den Zahlen und der Schwelle: „Hinter Plan: in den letzten 4 Wochen 0,7 h/Tag gebucht, bis 11.12. nötig 3,6 h/Tag. Im Plan ab 85 % des nötigen Tempos.“ Projekte nach Aufwand misst der Bericht an ihren geplanten Stunden, Wartungsverträge am Kontingent des Monats.
Ein Projekt, das zu langsam läuft, fällt so auf, solange noch Zeit zum Umsteuern ist.
Was bestdesq nicht plant
Damit die Erwartung stimmt:
- Kein Gantt-Diagramm und keine Abhängigkeiten auf einer Zeitachse. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben gibt es, ohne Balken; der Planer nennt sie beim Einplanen.
- Keine Planungstafel, auf der die Projektleitung Personen im Voraus Projekten zuteilt.
- Keine stundengenaue Planung über Monate. Der Wochenplaner ist für die nächsten Tage und Wochen gedacht, der Ressourcenbericht für die grobe Richtung.
Wer 40 Leute auf Monate hinaus auf Projekte verteilen muss, braucht ein anderes Werkzeug. Wer wissen will, wer diese Woche noch Luft hat, hat die Antwort in bestdesq in einer Minute.
Was du dafür brauchst
Planer, Team-Auslastung und die beiden Berichte gehören zur Arbeit in Projekten. Eingeschaltet sein müssen dafür Adressverwaltung, Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung und Berichte & Planung. Welche Module es gibt und wie du sie zusammenstellst, steht im Beitrag bestdesq, die Chamäleon-App.
Die Team-Auslastung braucht ein Team: Sie erscheint, sobald ein zweiter Zugang aktiv ist. Sehen dürfen sie, wie den Ressourcenbericht und den Projektfortschritt, Owner, Management und alle mit dem Add-on Projektmanagement; bei Projektmanagement lässt sich jeder der drei Berichte einzeln abschalten. Was diese Rollen kosten, steht im Beitrag Du zahlst für Rollen, nicht für Funktionen.
FunktionPlanung & Berichte
Kommentare