Diese Anleitung führt durch die Arbeitszeiterfassung in bestdesq, in drei Teilen: was du einmal einrichtest, wie deine Beschäftigten im Alltag damit arbeiten und wie du am Monatsende zu deinem Nachweis kommst. Warum sich das auch lohnt, wenn du bestdesq sonst gar nicht nutzt, steht in Arbeitszeit erfassen für das ganze Team – für 9 € im Monat.
Nicht verwechseln
bestdesq hat zwei Arten von Zeit. Die Arbeitszeiterfassung ist der Nachweis, wann jemand gearbeitet hat, so wie ihn das Arbeitsrecht verlangt. Die Zeiterfassung bucht Stunden auf Projekte und Aufgaben, damit sie auf der Rechnung landen. Beide laufen unabhängig voneinander. Hier geht es nur um die erste.
Überblick
| Teil | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1 Einrichten | du als Owner | Module, Vorgaben, Beschäftigte, Zugänge |
| 2 Im Alltag | deine Beschäftigten | stempeln, korrigieren, Urlaub beantragen, krank melden |
| 3 Nachweis | du als Owner | Urlaub genehmigen, Monate prüfen, PDF und CSV |
Teil 1: Einrichten
Module wählen
Öffne die Einstellungen über das Zahnrad oben rechts und wähle links unter Workspace den Eintrag Module. Jedes Modul hat einen Schalter. Wie das Umschalten funktioniert und welche Module für welche Arbeitsweise passen, steht im Beitrag bestdesq, die Chamäleon-App.
Diese Module brauchst du:
- Arbeitszeiterfassung
- Adressverwaltung – unter diesem Namen steht in der Liste die Teamverwaltung unter Einstellungen › Team
- Berichte & Planung – dort genehmigst du Urlaub und lädst die Nachweise herunter
Alles andere kannst du abschalten, auch Projekte und Finanzen. Schaltest du ein Modul ab, von dem ein anderes abhängt, fragt bestdesq nach und nennt die Module, die mit ausgehen. Brich an dieser Stelle ab, wenn dort die Arbeitszeiterfassung steht: Sie braucht die Adressverwaltung und Berichte & Planung.
Einstellungen › Module. Die Arbeitszeiterfassung steht ganz oben. Solange du allein bist
Hat dein Account nur einen Zugang, ist die Arbeitszeiterfassung ausgeschaltet. Sie schaltet sich mit dem zweiten Zugang von selbst ein. Du kannst sie hier auch schon vorher einschalten.
Vorgaben für alle setzen
Unter Einstellungen › Team öffnest du den Reiter Arbeitsvertrag-Vorgaben. Die Werte hier gelten für jede Person, bei der das eigene Feld leer bleibt. Für die Arbeitszeiterfassung zählen drei davon:
Feld Wofür Regelarbeitszeit von … bis … Beginn und Ende eines üblichen Arbeitstags. Daraus setzt bestdesq die Zeiten der Tage, die es aus dem Arbeitsvertrag einträgt. Die Pause ist, was zwischen Beginn und Ende übrig bleibt, wenn die Vertragsstunden abgezogen sind. Standard-Urlaubstage Der Urlaubsanspruch für alle, die keinen eigenen Wert haben. Bundesland Nach ihm richten sich die Feiertage. Ohne Bundesland zählen nur die bundesweiten. Mit Speichern übernimmst du die Werte.
Standard-Wochenstunden sind kein Arbeitsvertrag
Das Feld Standard-Wochenstunden gilt für die Planung von Kapazitäten. Für die Arbeitszeiterfassung zählen nur Stunden, die im Arbeitsvertrag einer Person selbst stehen. Wer dort keine hat, stempelt, auch wenn die Standard-Wochenstunden gesetzt sind.
Beschäftigte anlegen
Unter Einstellungen › Team legst du mit Teammitglied eine neue Person an. Der Kontakttyp ist schon auf Teammitglied gesetzt; so muss er bleiben. Arbeitszeit wird nur für Teammitglieder aufgezeichnet, nicht für externe Teammitglieder, Freelancer oder Kontakte. Für sie führt der eigene Arbeitgeber den Nachweis.
Trag Vorname, Nachname und E-Mail ein und speichere. Dann öffnest du die Person in der Liste und wechselst auf den Reiter Arbeitsvertrag. Die Werte bearbeitest du direkt in der Ansicht; jedes Feld wird einzeln gespeichert, einen eigenen Speichern-Knopf gibt es hier nicht.
- Mo bis Fr: die Stunden je Wochentag. Hier entscheidet sich, wie die Person ihre Arbeitszeit erfasst (siehe unten).
- Urlaubstage: nur ausfüllen, wenn sie von der Vorgabe abweichen.
- Bundesland (für Feiertage): nur ausfüllen, wenn die Person in einem anderen Bundesland arbeitet als die Vorgabe.
Der Reiter Arbeitsvertrag. Die Stunden Mo bis Fr entscheiden, ob die Tage eingetragen werden. Welcher Weg gilt für eine Person?Stehen in ihrem Arbeitsvertrag Stunden für mindestens einen Wochentag?JaTage werden eingetragen- Jede Nacht steht der vergangene Tag im Nachweis, mit den Zeiten aus dem Vertrag
- Die Person korrigiert nur, was anders lief
- Keine Stempeluhr
- Der Monat zeigt Soll, Ist und Differenz
NeinDie Person stempelt- Am Computer: Stempeluhr oben in der Kopfzeile
- Morgens einstempeln, abends ausstempeln, Pause in Minuten
- Vergessenes Ausstempeln wird gemeldet
- Der Monat zeigt nur das Ist
Ein einziger Wochentag mit Stunden genügt für den linken Weg. Sind alle fünf Felder leer, stempelt die Person. Feste Arbeitszeiten eintragen lohnt sich, wo die Tage vorhersehbar sind. Die Person muss dann nichts tun, solange ein Tag nach Vertrag läuft, und ihr Monat zeigt Soll, Ist und Differenz. Leer lassen passt, wo die Arbeitszeit von Tag zu Tag schwankt. Dann stempelt die Person, und ihr Monat zeigt nur das Ist: Ein Soll, das niemand vereinbart hat, wäre keine Aussage.
Zugang ohne Grundrolle vergeben
Damit die Person sich anmelden kann, braucht sie einen Zugang. Unter Einstellungen › Zugänge legst du ihn mit + Zugang an:
- E-Mail, Anzeigename, Passwort und Passwort bestätigen
- Grundrolle: Keine – kostenlos
- Verbundene Person: den Namen eintippen und das Teammitglied aus Schritt 3 wählen
Nach Speichern steht der Zugang in der Liste. Im Reiter Rechte und Kosten steht in seiner Spalte Kosten das Wort kostenlos.
Schneller geht es von der Person aus: In ihrem Aktionsmenü öffnet Zugang anlegen dasselbe Formular, mit der Person schon eingetragen.
Keine Rolle heißt nicht kein Zugriff
Ein Zugang ohne Grundrolle erreicht sein Profil, seine Abwesenheiten und seine Arbeitszeit. Diese drei hängen an keiner Rolle und lassen sich nicht abschalten. Projekte, Rechnungen oder Kundendaten sieht er nicht.
Die erste Nacht abwarten
Jede Nacht um 02:30 Uhr trägt bestdesq für Personen mit festen Arbeitszeiten den Tag ein, der gerade vorbei ist. Er holt nichts nach: Wer heute seinen Vertrag bekommt, hat morgen früh den heutigen Tag in der Liste, die Wochen davor bleiben leer. Liegen noch Tage vor dem Start, die in den Nachweis gehören, trägt die Person sie mit dem Plus nach (Teil 2).
Wer stempelt, sieht nach der nächsten Anmeldung am Computer die Stempeluhr in der Kopfzeile.
Teil 2: Im Alltag
Diesen Teil kannst du deinen Beschäftigten weitergeben. Alles hier erreichen sie über ihr Profilbild oben rechts und den Eintrag Profil.
Stempeln
Am Computer sitzt die Stempeluhr oben in der Kopfzeile. Sie zeigt ein Uhrsymbol, und ihre Farbe sagt, in welchem Zustand der Tag ist. Was ein Klick tut, steht im Hinweis, wenn du mit der Maus darüberfährst. Auf Handy und Tablet gibt es die Stempeluhr nicht. Dort trägst du Beginn und Ende von Hand in deine Liste ein, erreichbar über dein Profilbild und Arbeitszeiten.
Beim Ausstempeln fragt ein kleines Feld die Pause (Minuten) ab, von 0 bis 480. Pro Tag gibt es genau eine Zeile mit einem Beginn und einem Ende. Eine Mittagspause trägst du deshalb als Pausenminuten ein, nicht durch zweimal Stempeln.
Arbeiten über Mitternacht
Ein langer Abend gehört zu dem Tag, an dem er begonnen hat. Stempelst du um 22:00 Uhr ein und um 3:00 Uhr aus, steht die Zeile unter dem ersten Tag, mit dem Ende 03:00 (+1). Das geht bis 6:00 Uhr morgens. Danach gilt der Tag als vergessenes Ausstempeln, und das Ende trägst du in der Liste nach.
Die eigenen Arbeitszeiten
Unter Profil › Arbeitszeiten steht jeder Tag des Monats, auch die ohne Eintrag. Oben rechts wechselst du den Monat.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Tag und Wochentag. Ein Zeichen daneben heißt: nachträglich geändert. Der Hinweis sagt wann, von wem und was vorher dastand. |
| Beginn, Ende, Pause | Die erfassten Zeiten. |
| Netto | Ende minus Beginn minus Pause. |
| Art | Warum der Tag kein gewöhnlicher Arbeitstag war: Krank, Urlaub, Sonstiges, Feiertag. |
| Stand | Ob noch etwas zu tun ist: ohne Ausstempeln oder Konflikt auflösen. Sonst vollständig. |
Am Ende der Tabelle stehen Soll, Ist und Differenz. Soll und Differenz gibt es nur mit festen Arbeitszeiten. Darunter, wenn es sie gab, die Sonntags- und Feiertagsarbeit des Monats mit Datum.
Drei Symbole am Rand einer Zeile:
- Stift (Eintrag bearbeiten) öffnet eine Zeile mit Beginn, Ende, Pause (Minuten), Grund und Umfang.
- Plus (Tag nachtragen) steht an jedem Tag ohne Eintrag, bis heute. Es öffnet dasselbe Formular, leer. Nach hinten gibt es keine Grenze.
- Papierkorb (Tag löschen) nimmt eine Zeile nach einer Rückfrage heraus.
Jede Korrektur, jeder nachgetragene und jeder gelöschte Tag wird festgehalten, mit Zeitpunkt und Namen. Einen Monatsabschluss gibt es nicht: Alte Monate bleiben korrigierbar, aber nie spurlos.
Krank melden
Krankheit wird mitgeteilt, nicht beantragt. Du meldest sie direkt in deinen Arbeitszeiten:
Den Tag öffnen
Am betreffenden Tag den Stift anklicken. Steht dort noch nichts, das Plus.
Grund und Umfang wählen
Als Grund Krank wählen, als Umfang ganzer Tag, Vormittag oder Nachmittag. Bei einem ganzen Tag werden Beginn, Ende und Pause ausgegraut, denn ein ganzer Tag krank trägt keine Arbeitszeit. Bei einem halben Tag trägst du die Stunden der anderen Hälfte ein.
Speichern
Der Tag zählt ab jetzt als Kranktag, und bestdesq legt die passende Abwesenheit selbst an. Sie erscheint damit auch im Teamkalender, ohne dass jemand sie genehmigen muss.
Für Sonstiges, etwa Sonderurlaub oder eine Fortbildung, geht es genauso.
Urlaub beantragen
Urlaub wird gegen deinen Anspruch gerechnet und deshalb beantragt. Im Formular der Arbeitszeiten ist er gesperrt. Umgekehrt nimmt der Abwesenheitskalender im Profil nur Urlaubsanträge an; Krankheit und Sonstiges meldest du in deinen Arbeitszeiten, wie oben beschrieben.
Unter Profil › Abwesenheit siehst du oben deinen Anspruch, was genommen und beantragt ist und was bleibt. Darunter steht das Jahr als Kalender.
- Klick in die Mitte eines Tages: ganzer Tag.
- Klick in die obere Hälfte: Vormittag, im Tag steht dann VM.
- Klick in die untere Hälfte: Nachmittag, im Tag steht NM.
Mit Beantragen schickst du alle markierten Tage als einen Antrag ab. Die Farbe eines Tages zeigt danach, ob er beantragt, genehmigt oder abgelehnt ist. Über die Entscheidung bekommst du eine Benachrichtigung. Einen abgelehnten Tag erklärt der Hinweis mit dem Ablehnungsgrund.
Wenn etwas fehlt
bestdesq meldet sich, wenn in deiner Aufzeichnung etwas fehlt, und zwar auf dem Weg, auf dem du es beheben kannst:
- Gestern nicht ausgestempelt: Die Stempeluhr wird am nächsten Morgen gelb. Ein Klick führt in den Monat, dort trägst du das Ende nach. Einstempeln kannst du trotzdem.
- Arbeitstag ohne Eintrag: Bei festen Arbeitszeiten meldet bestdesq einen Tag, der seit drei Tagen leer ist, einmal am Tag beim Anmelden. Die Meldung nennt den ältesten Tag und führt in seinen Monat.
- Tag ohne Ende seit drei Tagen: Dann erfährt es auch die Verwaltung.
Ein Tag ohne Ende zählt null Stunden, bis das Ende nachgetragen ist.
Teil 3: Genehmigen und nachweisen
Beides findest du oben im Menü unter Berichte & Planung, in der Seitenleiste unter Personal.
Urlaub genehmigen
Unter Abwesenheiten stehen im Reiter Offene Anträge alle Anträge mit Person, Zeitraum, Zahl der Tage und dem Datum des Antrags. Eine Zahl am Menüeintrag zeigt, wie viele warten. Im Aktionsmenü einer Zeile wählst du Genehmigen oder Ablehnen. Beim Ablehnen fragt bestdesq nach einem Grund. Die Person sieht ihn in ihrem Kalender.
Im Reiter Teamkalender trägst du selbst eine Abwesenheit für jemanden ein: Person wählen, dann Urlaub, Krank oder Sonstiges und die Tage im Kalender anklicken. Das brauchst du, wenn eine Krankmeldung per Telefon kommt.
Ein genehmigter Urlaub landet von selbst im Nachweis, in der Nacht nach der Genehmigung. Bei festen Arbeitszeiten ersetzt bestdesq die eingetragenen Tage durch den Urlaub, bei allen, die stempeln, legt es für jeden Urlaubstag ohne Eintrag eine Zeile an. Wo an einem Urlaubstag schon Zeiten erfasst sind, entscheidest du, was gilt (siehe unten).
Die Monate prüfen
Unter Arbeitszeit öffnen sich die Arbeitszeitnachweise: eine Zeile je Teammitglied mit Zugang, mit den Ist-Stunden des Monats. Auch wer gar nichts erfasst hat, steht in der Liste, denn genau diese Zeilen sind die interessanten.
- Ein Klick auf den Namen öffnet den Monat der Person. Dort korrigierst du mit denselben Symbolen wie im eigenen Profil.
- Steht in diesem Monat ein Tag ohne Ausstempeln, nennt ein Hinweis über der Liste Person und Tag.
Wenn Urlaub und erfasste Zeiten sich widersprechen
Ist für einen Tag Urlaub genehmigt, und auf demselben Tag stehen gestempelte oder von Hand eingetragene Zeiten, überschreibt bestdesq keins von beiden. Der Tag erscheint unter Offene Konflikte, über der Liste der Arbeitszeitnachweise, der älteste zuerst. Die betroffene Person sieht ihn in ihrem Monat mit dem Stand Konflikt auflösen.
Der Dialog bietet drei Möglichkeiten:
| Wahl | Was passiert |
|---|---|
| Urlaub gilt | Die Zeiten werden aus dem Tag entfernt. |
| Zeiten gelten | Der Tag bleibt ein Arbeitstag, und dieser eine Urlaubstag geht zurück in den Anspruch. |
| Später entscheiden | Nichts ändert sich, der Konflikt bleibt in der Liste. |
Die ersten beiden stehen danach in der Änderungsspur des Tages.
Nachweis herunterladen
In der Spalte Downloads lädst du je Person CSV oder PDF herunter. Oben stehen Alle CSV und Alle PDF für den ganzen Monat, als ZIP-Datei mit einer Datei je Person.
- Arbeitszeitnachweis auf deinem Briefbogen
- zum Vorlegen, Ablegen, Ausdrucken
- spätere Änderungen als Fußnoten unter der Tabelle
CSV
- Datum, Wochentag, Art, Beginn, Ende, Pause, Netto und Summe
- für die Lohnbuchhaltung oder die Steuerkanzlei
- spätere Änderungen in zwei Spalten „Geändert am“ und „Geändert von“
Beide nennen unter der Summe die Sonntags- und die Feiertagsarbeit des Monats, jeweils mit Datum.
Zwei Jahre aufbewahren
Eine Person, für die in den letzten zwei Jahren Arbeitstage aufgezeichnet sind, lässt sich nicht löschen. So lange verlangt das Arbeitszeitgesetz die Aufbewahrung.
Häufige Fragen
Jemand hat am Samstag gearbeitet. Der Arbeitsvertrag kennt nur Montag bis Freitag. Einen Samstag trägt die Person mit dem Plus in ihrer Liste nach. Hat sie gestempelt, steht er schon da.
Im Monat steht kein Soll. Dann stehen im Arbeitsvertrag der Person keine eigenen Stunden. Das ist so gewollt, die Standard-Wochenstunden springen dafür nicht ein.
Ein Feiertag fehlt. Dann ist das Bundesland weder an der Person noch in den Arbeitsvertrag-Vorgaben gesetzt, und es zählen nur die bundesweiten Feiertage.
Die Nacht hat nichts eingetragen, obwohl Vertragsstunden da sind. Meist fehlt die Regelarbeitszeit in den Arbeitsvertrag-Vorgaben, oder sie ist so weit gefasst, dass mehr als acht Stunden Pause übrig blieben. Sobald sie stimmt, trägt die nächste Nacht wieder ein. Die Tage davor werden mit dem Plus nachgetragen.
Ich lösche die Vertragsstunden einer Person. Was passiert mit den eingetragenen Tagen? Sie bleiben. Ab dann stempelt die Person.
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